Um eine konstruktive und effektive Kommunikation über die verschiedenen Interessen und Bedürfnisse aller Beteiligten zu ermöglichen, ist eine Strukturierung der Mediation durch vorgegebene Phasen und Schritte notwendig. Im Alltag laufen Konfliktgespräche darauf hinaus, dass eine Partei bereits eine Lösung vorschlägt, während die andere Partei noch darüber nachdenkt, worum es eigentlich geht. Eine schrittweise Steuerung des Mediationsverfahrens durch den Mediator ermöglicht eine konfliktbezogene und differenzierte Auseinandersetzung. Aus diesen Gründen lässt sich der Ablauf einer Mediation in sechs Phasen unterteilen.
- Vorbereitung der Mediation und des Mediationsvertrages
- Informationssammlung und Themensammlung
- Klärung der Interessen
- Suche nach kreativen Lösungsideen
- Auswahl und Bewertung von Optionen
- Mediationsvereinbarung und Umsetzung
Vor dem Hintergrund, auch in klaren Strukturen flexibel bleiben zu können, führt der Mediator die Konfliktparteien durch die einzelnen Mediationsphasen. Dadurch werden die im Alltag erlernten und tief verwurzelten Kommunikationsmuster der Bewertung, Solidarisierung, Interpretation, Bagatellisierung und dem direkten Vorbringen von Lösungsvorschlägen verändert.
Vorbereitung der Mediation und des Mediationsvertrages
Die erste Mediationsphase strebt einen kooperativen Gesprächsprozess an. Die Beteiligten sollen Vertrauen in die Mediation gewinnen, die nur dann stattfinden kann, wenn sich alle darauf einlassen und alle daran geknüpften Erwartungen geklärt wurden.
Die Prinzipien der Mediation werden vom Mediator erläutert, die Regeln für das Miteinander während der Mediation festgelegt und mit den Beteiligten geklärt, ob die Mediation in ihrem Sinne ein geeigneter Weg zur Konfliktbeilegung ist. Ist dies der Fall, schließen die Parteien einen Vertrag mit dem Mediator, in dem die Mediationsaufgaben und Mediationskosten vereinbart werden. Der Mediationsvertrag enthält auch die Einverständniserklärung der Parteien, eine Lösung des Konflikts unter Einbeziehung des Mediators anzustreben.
In der Vorbereitungsphase geht es vor allem um die Klärung, was den Parteien wichtig ist, um miteinander an der Konfliktlösung arbeiten zu können. Für die Parteien ist es wichtig, dass sie sich in der Mediation gut aufgehoben und sich ernst genommen fühlen. Die Durchführung einer Mediation ist nur dann sinnvoll, wenn alle Parteien bereit sind, sich auf das mediative Verfahren einzulassen. Werden Mediationen mit größeren Gruppen durchgeführt, wird vorab vereinbart, wer von den Beteiligten die jeweiligen Interessen von wem vertritt und welche Vertretungsverhältnisse herrschen.
Im Hinblick auf die mediative Grundhaltung wird diese erste Vorbereitungsphase häufig unterschätzt. Doch für das Zustandekommen einer Mediation und für deren weiteren Verlauf ist eine gründliche Vorbereitung unabdingbar. Zusätzlich sorgt der Mediator in dieser Phase für den organisatorischen Rahmen der Mediation, was Termine, Mediationsort und seine potenzielle Ausstattung anbelangt.
Informationssammlung und Themensammlung
Die zweite Mediationsphase beschäftigt sich dann mit der Sammlung der Themen, die während der Mediation besprochen und anschließend geregelt werden sollen.
In dieser Phase wird jedoch noch nicht in die eigentliche Konfliktklärung eingetreten. Das bewertungsneutrale Zusammentragen von klärungswürdigen Themen und Informationen soll den Parteien einen inhaltlichen Überblick über den Diskussionsbedarf verschaffen. Dadurch werden Konflikte, die sich vielleicht vorher noch als als unverständlich dargestellt haben, transparent und nachvollziehbar.
Die Themensammlung zeigt allen Beteiligten auch jene Informationen auf, die bislang außerhalb des eigenen Blickwinkels lagen. Es kann sich dabei auch um Informationen handeln, die nicht unmittelbar den Konflikt betreffen, sondern eher die Art und Weise des Umgangs miteinander. In dieser Phase ist darüber hinaus zu klären, welche Informationen noch benötigt werden, um die anstehenden Gespräche führen zu können.
Klärung der Interessen
Die dritte Phase stellt das eigentliche Herzstück der Mediation dar, in der ein Gesprächsprozess initiiert wird, in dem sich die Parteien von ihren Positionen und Ansprüchen wegbewegen, um tiefere Bedürfnisse und Interessen sichtbar zu machen.
In dieser Mediationsphase wird transparent gemacht, wieso und warum den Parteien dieses oder jenes so wichtig ist. Gleichzeitig wird das wechselseitige Verständnis und die Anerkennung der verschiedenen Bedürfnisse und Interessen gefördert. Diese Phase eröffnet den Raum für kreative Lösungsmöglichkeiten und bildet die Basis für eine zukunftsfähige Regelung, die von allen Parteien getragen werden kann.
Suche nach kreativen Lösungsideen
In der vierten Mediationsphase wird nach kreativen Konfliktlösungen gesucht. Hierbei entwickeln die Parteien eine Auswahl von Ideen, die für den zu lösenden Konflikt hilfreich sein können.
In dieser Phase werden gewohnte Denkweisen überwunden und denkbare Optionen durchgesprochen. Die Atmosphäre in der vierten Mediationsphase ist entspannt; die Parteien fühlen sich entschleunigt und können sich darauf fokussieren, neue Wege zu gehen. Sehr häufig gelingt es dabei, ganz neue Optionen zu erarbeiten, die für alle Parteien von Vorteil sein können. Auch zu diesem Zeitpunkt unterliegen die gefundenen und erarbeitenden Ideen noch keiner Bewertung, sodass die Parteien auch nicht versucht sind, die erste und plausibel klingende Lösung als endgültiges Verhandlungsergebnis zu betrachten.
Auswahl und Bewertung von Optionen
Die Auswahl und Bewertung verschiedener Optionen erfolgt in der fünften Mediationsphase auf Basis der jeweiligen Bedürfnisse und Interessen. Am Ende dieser Phase stehen realisierbare und vernünftige Vorschläge einer Konfliktlösung, mit denen alle Parteien auch in der Zukunft gut leben können. Die in Phase 3 gesammelten Informationen dienen dabei zur Bewertung und Einschätzung unterschiedlicher Optionen.
Der Mediator unterstützt in der fünften Mediationsphase die Beteiligten darin, die Folgen getroffener Entscheidungen zu reflektieren. Vermieden werden soll dadurch, dass die Entscheidung nur so lange getragen wird, wie die Euphorie über die gefundene Lösung anhält oder diese aus Unsicherheit abgelehnt wird. Letztendlich wird in dieser Phase auch die rechtliche, technische, ökologische, wirtschaftliche und soziale Umsetzbarkeit der Lösungsoption überprüft.
Mediationsvereinbarung und Umsetzung
In der sechsten und letzten Mediationsphase geht es um die Beilegung des Konflikts durch eine für alle Parteien akzeptable Lösung. Es wird eine tragfähige Konfliktlösung und deren Umsetzung vereinbart. Diese Vereinbarung dient der Absicherung der bereits getroffenen Entscheidungen. Sie wird schriftlich dokumentiert, um auch symbolisch den Grad der Verbindlichkeit zu erhöhen. Es kann in dieser Phase ein rechtlich-verbindlicher Vertrag geschlossen werden.
Die Mediationsergebnis und dessen Umsetzung setzt Impulse für den zukünftigen Umgang der Beteiligten miteinander und kann auch dabei helfen, andere Konflikte zu bewältigen. Aus diesem Grund wird das Mediationsverfahren nicht nur als konkrete Lösung bei Konflikten betrachtet, sondern auch als Mittel zur Verbesserung von privaten oder geschäftlichen Beziehungen. Aus diesen Gründen wird bei einer Mediation auch immer ein würdevoller und angemessener Abschluss angestrebt.